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Jan 10

Gagner du temps dans l’envoi des courriers professionnels

Tout le monde n'a pas, en France, un métier dans lequel la pénibilité a besoin d'être prise en compte, loin s’en faut. Pour autant il n'empêche que dans de nombreuses professions, il est intéressant de se poser la question de savoir comment il serait possible de se faciliter le travail au quotidien. C'est le cas des personnes qui font en permanence des tâches répétitives, ou qui doivent par exemple se rendre plusieurs fois par semaine dans un bureau de Poste pour y déposer des colis ou des courriers en recommandé pour le compte de leur société. Pour ses salariés, l'idée d'automatiser un minimum les procédés de travail ou encore de trouver les moyens de les réaliser de façon plus simple, est séduisante puisqu'elle permettrait idéalement de gagner du temps, de l'énergie et donc, sur le long terme, d'être plus rentables pour leur entreprise.

Imprimer ses courriers recommandés

Pour ce qui concerne les courriers, la Poste a homologué certains documents qui sont commercialisés par d ‘autres entreprises qui sont, elles spécialisées non pas dans l’acheminement de lettres et de colis, mais plutôt dans la papeterie et les fournitures de bureau. Ce sont elles qui commercialisent notamment en ligne l’imprimé de recommandé avec accusé de réception au format A4. On place celui-ci dans son imprimante, on rédige les adresses de l’entreprise qui envoie le courrier et de celle à qui il est adressé, et le recommandé est prêt. Ainsi il n'est plus besoin de tout écrire à la main, et dans le cas où l'on doit envoyer plusieurs courriers de ce type à destination de sociétés ou de personnes ayant des adresses postales différentes, cela fait gagner beaucoup de temps. De plus cela facilite grandement le travail du salarié qui est justement préposé à cette tâche.

Affranchir de nombreux courriers

De même cela fait longtemps maintenant qu'il existe dans les bureaux de certaines entreprises des machines à affranchir. Personne n’a donc plus besoin, depuis de nombreuses années déjà, de lécher les timbres, ou encore de les décoller un à un de leurs plaquettes, pour pouvoir les ensuite les coller sur les courriers et les colis que l’on doit faire parvenir à ses prestataires, à ses fournisseurs ou encore à l’administration fiscale. Il suffit tout simplement de placer l’enveloppe à affranchir, ou l’étiquette qui sera collée sur le colis, dans la machine. C'est elle qui y imprime le timbre correspondant. La tâche est donc efficace et rapide, pour le préposé aux courriers, et ce d'autant que les machines de dernières générations sont précises et utilisent des encres particulières. Celles-ci ont la particularité de sécher vite et cela évite donc que l'affranchissement ne devienne tout à fait illisible à cause des frottements dus à l’empilement d'une enveloppe sur une autre.

La Poste et les courriers professionnels

De plus dans certaines entreprises, un employé de la Poste passe chaque jour pour déposer le courrier mais aussi pour prendre celui que l’entreprise en question souhaite envoyer. Il n’est donc plus nécessaire que quelqu’un se rende dans le bureau de Poste le plus proche et parfois fasse la queue pour le déposer.